O processo de fechamento financeiro mensal é uma função fundamental das empresas, permitindo a geração de demonstrações financeiras precisas para planejamento estratégico e tomada de decisões de negócios informadas. Fechar seus livros pode ser um processo tedioso e estressante, mesmo para contadores experientes.
Sua equipe de finanças precisa equilibrar suas tarefas regulares com este trabalho adicional, que às vezes pode exigir que trabalhem até tarde para concluir tudo dentro do cronograma. Mas o seu fechamento mensal não precisa ser um problema. A seguir, você encontrará algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a tornar este processo indolor, eficiente e bem-sucedido todos os meses.
Etapas principais do processo de fechamento financeiro mensal empresarial
- Reunião dos dados financeiros: Recolhimento de todos os dados financeiros relevantes, como extratos bancários, transações de crédito/débito, faturas, relatórios de PDV e dados de folha de pagamento;
- Revisão das contas a pagar e a receber: Verificação dos registros de contas a pagar e receber para se certificar de que não há saldos vencidos que devam ser baixados ou créditos não aplicados;
- Reconciliação das contas: Conclusão de conciliações para todas as contas aplicáveis – incluindo contas bancárias, estoque, contas de cartão de crédito, empréstimos e outras contas de ativos ou passivos – e solução de discrepâncias à medida que elas surgem;
- Consideração do estoque e os ativos fixos: Verificação do estoque e os ativos fixos todos os meses para garantir que os livros refletem os saldos reais dessas contas;
- Organização das demonstrações financeiras: Geração e preparação de demonstrações financeiras para uma revisão final;
- Realização de uma revisão final: Análise das demonstrações financeiras para verificar a precisão e investigar quaisquer irregularidades;
- Preparação para o mês seguinte: Obtenção de insights com o processo, para instituir melhorias no fechamento do mês seguinte.
Fluxo Ideal de um processo de fechamento financeiro
O processo de fechamento mensal geralmente leva de 5 a 10 dias para ser concluído, dependendo do tamanho e da complexidade da sua empresa e dos dados financeiros.
Isso significa que você pode gastar até um terço do mês neste processo, consumindo tempo e recursos valiosos da empresa. Confira a seguir um panorama de todas ações mais importantes para alcançar um fluxo ideal durante o fechamento.
Checklist para o fechamento mensal financeiro
- Caixa:
- Ajuste as contas de caixa para cheques e depósitos pendentes;
- Certifique-se de que não haja fundos não depositados de períodos anteriores;
- Todas as contas de caixa e equivalentes de caixa devem corresponder ao saldo dos seus extratos.
- Contas a pagar e a receber:
- Procure quaisquer saldos vencidos que possam precisar ser baixados e créditos não aplicados que possam ser usados;
- Os saldos dos demonstrativos de envelhecimento de contas a receber e a pagar devem concordar com o balancete experimental.
- Estoque e ativos fixos:
- Realize uma contagem física de estoque e ajuste para danos, deterioração ou outras variações;
- Registre a depreciação dos ativos fixos e certifique-se de que as transações de vendas e aquisições foram capturadas.
- Contas intercompany:
- Analise se as contas a pagar e a receber intercompany estão iguais nos livros de ambas as empresas;
- O passivo da empresa A para a empresa B deve corresponder ao ativo da empresa B da empresa A.
- Impostos acumulados:
- Verifique se os impostos foram acumulados para quaisquer impostos que você seja obrigado a pagar, como impostos sobre propriedade, vendas e folha de pagamento.
- Férias e folha de pagamento acumulados:
- Verifique se todos os salários ou ordenado ganhos desde o último período de pagamento foram acumulados;
- As férias ou licenças médicas ganhas devem ser acumuladas, e o tempo não utilizado deve permanecer em seus livros como passivo.
- Despesas:
- Revise as despesas para ver se alguma compra precisa ser capitalizada;
- Revisite a despesa diversa para ver se alguma transação pode ser categorizada de forma mais apropriada.
- Notas recebíveis e a pagar ao banco:
- Reconcilie notas e empréstimos recebíveis e pagáveis para garantir que seu saldo do empréstimo esteja correto e que os juros de receita ou despesas tenham sido registrados.
- Fundos não depositados:
- O saldo de fundos não depositados deve refletir apenas cheques e depósitos que não tenham sido compensados pelo seu banco no período atual;
- Quaisquer transações remanescentes na conta de períodos anteriores devem ser investigadas para descobrir por que não foram compensadas.
- Patrimônio líquido:
- O saldo em lucros retidos deve refletir o valor declarado na declaração de imposto de renda do ano anterior;
- Quaisquer despesas pessoais ou retiradas de proprietários devem ser registradas com precisão. Também deve haver um saldo zero em equilíbrio de abertura de patrimônio líquido.
Dicas para acelerar o processo de fechamento mensal
Com a automação financeira, muitos dos processos do fechamento financeiro podem ser automatizados, tornando-os mais rápidos e eficientes. A gestão de contas a pagar, solicitação e aprovação facilitada de pagamentos e conciliação bancária em tempo real são apenas algumas das possibilidades oferecidas pela tecnologia.
Automatização de tarefas repetitivas
Automatizar tarefas repetitivas, como a reconciliação de contas e a geração de relatórios, pode economizar um tempo valioso e reduzir o risco de erros humanos. Ferramentas de automação financeira integradas com sistemas ERP podem realizar essas tarefas de maneira rápida e precisa, permitindo que a equipe de finanças se concentre em análises mais estratégicas.
Centralização de dados
Uma plataforma de gestão financeira integrada, como a Kamino, permite que todas as informações financeiras sejam centralizadas em um único lugar. Isso facilita o acesso aos dados necessários para o fechamento mensal e garante que todos os membros da equipe trabalhem com as mesmas informações atualizadas. A centralização de dados também ajuda a identificar e resolver discrepâncias de maneira mais eficaz.
Conciliação bancária em tempo real
A conciliação bancária em tempo real é uma funcionalidade que permite verificar e validar as transações bancárias à medida que ocorrem, eliminando a necessidade de reconciliação manual no final do mês. Isso não apenas acelera o processo de fechamento, mas também proporciona uma visão mais clara e imediata da saúde financeira da empresa.
Integração com outras plataformas de gestão
A plataforma Kamino oferece a capacidade de integração com outras plataformas de gestão que estejam ativas em sua empresa. Isso amplia ainda mais o seu conhecimento do cenário financeiro, permitindo uma visão holística e estratégica dos negócios. As integrações facilitam o fluxo de informações entre diferentes departamentos e sistemas, tornando o processo de fechamento financeiro mais ágil e preciso.
Implementação de sistemas de backup e recuperação
Ter um sistema de backup robusto e um plano de recuperação de desastres é essencial para garantir que os dados financeiros estejam sempre seguros e acessíveis. Isso é particularmente importante durante o fechamento mensal, quando a perda de dados pode causar atrasos significativos. Um sistema de backup bem implementado garante que você possa recuperar rapidamente qualquer informação perdida, mantendo o processo de fechamento no cronograma.
Acelere o fechamento financeiro com a Kamino
Não espere mais pelo fim do mês para adotar ações financeiramente estratégicas. O software Kamino permite que você e seu time financeiro acessem uma visão completa da saúde financeira do negócio e contem com ferramentas para operacionalizar e automatizar todos os fluxos do setor em um só lugar.
